Są sytuacje kiedy musimy przeprowadzić biznesową rozmowę w cztery oczy, w miejscu cichym i spokojnym, poza firmą. Gdzie można takie spotkanie zorganizować?
Nawet jeśli dysponujemy w firmie własnym metting roomem czy prezesowskim gabinetem często nie jest to właściwe miejsce i otoczenie dla poufnych, prywatnych czy półoficjalnych spotkań. Spotkanie w kawiarni nie zapewni prywatności ani spokoju. Potrzebna jest więc jakaś sala, którą można wynająć specjalnie na okoliczność kameralnego spotkania, poza domem i firmą.
W jakich sytuacjach potrzebna jest mała sala spotkań?
Przede wszystkim w rozmowie w cztery oczy, ewentualnie w zamkniętym gronie trzech, maksimum czterech osób. Sala taka powinna mieć charakter mało oficjalny, wręcz klubowy - będzie to wspierać nawiązywanie bezpośrednich relacji wskazanych w spotkaniach twarzą w twarz. Typowym rodzajem spotkania przy którym mała, kameralna salka spotkań sprawdzi się wyjątkowo dobrze do indywidualny coaching. Inne rodzaje spotkań dla których mała salka spotkań będzie doskonałym wyborem to:
- mediacje,
- rozmowa ze współpracownikami,
- negocjacje z klientem,
- konwersacje językowe.
Co oznacza mała sala spotkań?
Jak już napisałem, kameralna atmosfera małej sali najbardziej pożądana jest przy rozmowach w cztery oczy, twarzą w twarz. Do tego celu w zupełności wystarczy salka o powierzchni 10m2, dwa wygodne fotele i nieduży stolik. Wyjątkowo dobrze sprawdza się przy takich rozmowach stół okrągły, który nie tworzy bariery, nie hierarchizuje uczestników. Dodatkowe jedno czy dwa miejsca nie są przeszkodą a pozwalają zorganizować spotkanie nieco liczniejsze ale ciągle kameralne. Dla utrzymania kameralnego, niemal prywatnego charakteru, sala nie powinna przekroczyć metrażu 15m2 a całe wyposażenie, materiały i kolorystyka musi ten charakter budować. Oczywiście wskazane jest okno i raczej pełne zamknięcia od pozostałych przestrzeni, co wyklucza szklane ściany działowe. Jak widać sala do spotkań twarzą w twarz jest dość daleka od typowej wielkości i wystroju sali konferencyjnej. Także określenie "mała sala" w odniesieniu do sal konferencyjnych będzie oznaczać sale mieszczące 8 a nawet więcej uczestników, bowiem duże sięgają pojemnością kilkudziesięciu miejsc.Gdzie najłatwiej wynająć małą salę spotkań na godziny?
Małych sal próżno szukać w typowych centrach konferencyjnych czy hotelach, można i należy ich szukać w biurach coworkingowych - te miejsca, dedykowane małym przedsiębiorcom i freelancerom niemal zawsze mają w swojej ofercie do wynajęcia małe sale spotkań - zwykle urządzone tak idealnie jak pisałem wyżej. Innym rozwiązaniem jest szukanie gabinetów coachingowych do wynajęcia - również oferują kameralne wnętrza doskonałe do spotkań w cztery oczy, niestety zwykle są to miejsca pozbawione obsługi recepcyjnej i serwisu kawowego.