Udane spotkanie biznesowe z potencjalnym Klientem otwiera drogę do realizacji nowych kontraktów a nierzadko do poważnej ekspansji. Pierwsze spotkanie jest tu często kluczowe dlatego trzeba się do niego solidnie przygotować. Nie tylko ustalić cel spotkania i poznać kontrahenta ale także dobrać odpowiednie miejsce i formę spotkania. Ważne jest porozumienie z Klientem i budowa relacji. Jak zatem osiągnąć zamierzony cel spotkania?
Cel i plan spotkania
Podstawą jest jasno zdefiniowany cel spotkania - to jemu i osobie Klienta są podporządkowane dalsze elementy przygotowania. Na wstępie musisz mieć rozeznanie o Kliencie, znać jego cele i orientować się w jego działalności - to pozwoli być lepszym parterem do rozmowy. Najlepiej zaplanuj etapy spotkania i informację jakie chcesz przekazać i informacje jakie chcesz uzyskać dla realizacji celu spotkania. Pozostaw miejsce i czas na dyskusję.
Miejsce spotkania
Odpowiednie warunki do rozmowy poświadczają nasz profesjonalizm i oczywiście ułatwiają rozmowę. Stopień formalności i cel spotkania może definiować rodzaj miejsca spotkania - może być to firmowy gabinet czy sala konferencyjna, kawiarnia czy wieczorna kolacja w restauracji. Miejsce należy dobrać odpowiednio i świadomie. Jeśli siedziba firmy nie dysponuje odpowiednim pomieszczeniem na spotkanie z Klientem warto wynająć salę konferencyjną - koszty nie są duże, a wynajem sali możliwy jest praktycznie od ręki nawet w centrum miasta.
Wizerunek
Tutaj główne znaczenie ma ubiór, to on określa wizerunek. Mając tę świadomość należy dostosować strój do typu spotkania, stopnia formalności i rangi osoby z którą organizowane jest spotkanie.
Punktualność
Punktualność świadczy o profesjonalizmie i szacunku do osoby z którą się spotykamy. To truizm ale niestety jakże często o nim zapominamy a spóźnienia bagatelizujemy. To poważny błąd - spóźnienie nigdy nie będzie odczytywane pozytywnie - co najwyżej może znaleźć zrozumienie i to tylko w na prawdę obiektywnie wyjątkowych, awaryjnych sytuacjach.
Komunikacja podczas spotkania
Podczas spotkania biznesowego z Klientem ważne jest nie tylko to co się mówi, ale również jak się mówi i jaka temu towarzyszy mowa ciała. Należy mówić konkretnie, wyraźnie, spokojnym ale nie przesadnie wolnym tempem,
ograniczając gestykulację do minimum. Rozmowa musi być konkretna i na temat, choć często można sobie pozwolić na drobny żart czy dygresję - ważne aby mieć pewność że nie urazi ona odbiorcy i przysłuży się rozmowie, rozluźnieniu atmosfery. Warto patrzeć Klientowi w oczy i odczytywać jego mowę ciała. W żadnym wypadku nie wolno
wchodzić w zdanie rozmówcy.W zrozumieniu problematyki mowy ciała pomocne mogą być poradnik jak na przykład ten o komunikacji niewerbalnej podczas rozmowy kwalifikacyjnej.
Zakończenie spotkania
Gdy cel spotkania zostanie osiągnięty, spotkanie powinno zostać zakończone podziękowaniem i jasną informacją co do dalszych działań, konkretnych kroków i terminów. Należy się upewnić czy wszyscy uczestnicy spotkania posiadają komplet informacji potrzebnych do ich podjęcia.