Obecnie wiele małych firm lub zespołów projektowych większych korporacji pracuje zdalnie. Ale nawet wówczas co jakiś czas trzeba zebrać zespół pracowników w jednym miejscu - nic bowiem nie zastąpi spotkania twarzą w twarz. Powstaje pytanie gdzie takie spotkanie przeprowadzić. Czy powszechnie dostępne sale konferencyjne to dobre miejsce na pracę zespołową?
Praca zespołowa w trybie pracy zdalnej
Na co dzień praca zdalna wydaje się bardzo wygodna a sytuacja covidowa przyczyniła się do rozpowszechnienia takiego modelu pracy. Większość jednak pracowników nie pracuje samotnie a w zespołach, które nie tylko dzielą się pracą ale muszą wspólnie opracowywać zagadnienia, na bieżąco je dyskutować, uzgadniać i koordynować. Są oczywiście narzędzia sieciowe do zdalnych spotkań jak Zoom, Skype, Microsoft Teams i wiele innych, jednak ich używanie, choć wygodne, pozostawia uczestników w pewnym dystansie. Trudniej o gorące dyskusje w teamie, spontaniczną reakcję i szybkie riposty. Wiele osób pozostaje podczas takich spotkań biernymi słuchaczami. Wiedzą to szefowie i koordynatorzy zespołów toteż co jakiś czas starają się zebrać swój zespół pracowników w jednym - fizycznym miejscu. Raczej nie są to zebrania z jednym prelegentem a spotkania robocze czy nawet tzw. burze mózgów. Jak powiedzieliśmy spotkanie i praca twarzą w twarz pozwala na dużą interaktywność i właściwe nikogo z zespołu pracowników nie pozostawia z boku - każdy pracownik ma nie tylko możliwość wypowiedzi ale sytuacja wymaga od niego aktywności. Takie robocze spotkania zespołu pracowników trwają zwykle cały dzień i często ich częścią jest też wspólny lunch - co jeszcze zwiększa interaktywność uczestników i poczucie przynależności do grupy.
Niestety wiele firm ma techniczny problem z organizacją takich roboczych spotkań grupy pracowniczej. Nie każda dysponuje jednym, dużym pomieszczeniem, które pomieści cały team w warunkach umożliwiających wygodną pracę. Najłatwiej znaleźć na rynku salę konferencyjną do wynajęcia - tylko czy jest to dobre rozwiązanie?
Sala konferencyjna jako miejsce pracy zespołowej
Kluczowy jest wybór charakteru sali oraz oczywiście lokalizacja. Stworzenie odpowiednich warunków i atmosfery jest ważne dla efektów pracy - ciasnota i niewygoda nie będzie sprzyjała efektywnej pracy, przeszkodą może być też zobowiązujący wystrój o jakimś bardzo zdecydowanym charakterze. Ważne jest wyposażenie sali - tablica suchościeralna, wygodne fotele
lub krzesła, dostęp do drukarki, i oczywiście stabilne połączenie z
internetem. Zwróćmy uwagę na dzienne oświetlenie i - latem - na klimatyzację. Ale uwaga - wybranie typowej sali konferencyjnej o wysokim standardzie nie będzie najlepszym rozwiązaniem - stworzy zbyt formalną atmosferę spotkania, niezbyt przystającą do roboczego charakteru pracy i pożądanego swobodnego zachowania. Podczas spotkań wymagających dużej kreatywności charakter miejsca nabiera jeszcze większego znaczenia - można znaleźć na rynku sale zaprojektowane specjalnie do celów burzy mózgów, których aranżacja ma wspomagać i pobudzać u uczestników kreatywność. To jednak rzadkość. Najczęściej najlepszym wyborem dla roboczego spotkania zespołu pracowników będzie sala konferencyjna w biurze coworkingowym - biura te to miejsca stworzone specjalnie do pracy, do wynajmowania na krótkie okresy dla różnych aktywności - także ich sale konferencyjne są aranżowane z myślą o pracy zespołów projektowych. Salę konferencyjną w biurze coworkingowym cechuje odpowiednie dla pracy wyposażenie, dostępność całej biurowej infrastruktury i wielkość sali - zwykle przeznaczonej dla kilkunastu uczestników, czyli typowej wielkości zespołu. W przypadku niektórych sal w biurach coworkingowych problemem może być zbyt indywidualny charakter przestrzeni ale nie brakuje też takich, które zachowują neutralność - tu trzeba dokonać świadomego wyboru.
Lokalizacja miejsca pracy zespołowej powinna być dogodna dla możliwie wszystkich pracowników, najlepiej więc gdy wynajęte miejsce do pracy będzie leżało w pobliżu fizycznej lokalizacji firmy, znanej wszystkim pracowników bądź będzie w miejscu powszechnie znanym, z łatwym dojazdem z różnych części miasta co najczęściej oznacza centralne dzielnice.
Koordynacja i integracja
Organizacja w realnej rzeczywistości cyklicznych spotkań zespołu pracowników, którzy na co dzień pracują zdalnie przynosi tylko pozytywne rezultaty. Pozwala szybko i efektywnie osiągać porozumienie oraz wzmacnia więzy społeczne pracowników i identyfikację z firmą.
Aktualizacja 12.2022. Polecam świeży artykuł traktujący o możliwym wykorzystaniu sali konferencyjnej w biurze coworkingowym do spotkań grupy roboczej i pracy zespołowej: czytaj: Sala konferencyjna na godziny – dla kogo takie rozwiązanie jest najlepsze?