Jakie czasy - takie spotkanie. Już niemal cały świat funkcjonuje zdalnie więc zdalne spotkania biznesowe nie są niczym niezwykłym. Tylko czy na prawdę jesteśmy na nie gotowi?
Szkolenie przeprowadzane on-line, zwane najczęściej webinarem, znane jest już od lat. Dotąd jednak było działalnością dość niszową, a większość szkoleń, czy to dużych czy dla niewielkiej grupy osób realizowana była w realu - w dedykowanych salach konferencyjnych. Dziś centra konferencyjne i sale spotkań w biurowcach stoją puste. To oczywiście efekt pandemii covid - zaleceń rządowych i bezpośrednich ograniczeń. Działa też efekt pośredni - mimo, iż teoretycznie można by zorganizować szkolenie w sali (oczywiście pod pewnymi rygorami, które cały czas obowiązują) to zarówno organizatorzy jak i uczestnicy na tyle oswoili się ze zdalną formą szkolenia i nauczyli się z niej korzystać, że wolą pozostać w domu, połączeni tylko siecią. Podobnie rzecz się ma ze służbowymi spotkaniami w firmach. Zebrania, prezentacje czy burze mózgów firmowych zespołów również najczęściej odbywają się on-line. Skoro cała praca trwa zdalnie nikt nie widzi potrzeby aby na te kilka godzin przyjeżdżać do siedziby firmy. Powstaje tylko pytanie czy rzeczywiście wszyscy się z tą zdalną formą spotkań oswoili wystarczająco dobrze, czy wszyscy czują się z nią komfortowo i czy takie spotkania on-line są równie efektywne co spotkania twarzą w twarz, choćby w maseczce.
Przed kamerą
Komunikacja niewerbalna jest odpowiedzialna za pełnię przekazu oraz istotnie wpływa na odbiór treści. Nieprzypadkowo więc w spotkaniach on-line korzysta się z kamerek podłączonych do komputera czy laptopa. Uśmiech, grymas na twarzy i wszelkie inne gesty niosą ze sobą ważny komunikat, podkreślający lub nadający inny sens wypowiadanym równocześnie słowom. Wszyscy to znamy z życia i lepiej lub gorzej wykorzystujemy w codziennych i niecodziennych spotkaniach. Dzięki kamerkom połączonym z naszymi komputerami nawet w spotkaniu online komunikujemy emocje, język twarzy i ciała działa również w tej zdalnej formie spotkania. Nie każdy jednak zdaje sobie z tego sprawę i jego zachowanie przed kamerą może być dla innych uczestników krępujące. Z drugiej strony dochodzi efekt występowania "przed kamerą" - dodatkowy stres z którym wiele osób źle sobie radzi. Radą może by inne ustawienie kamery, dalszy plan.
Savoir vivre na spotkaniu online
Organizacja spotkania przez sieć nie oznacza, że przestają obowiązywać pewne standardy. Z pewnością mniej oficjalny charakter takiego zdalnego spotkania i brak bezpośredniego kontaktu może sprzyjać rozluźnieniu atmosfery. I do pewnego stopnia jest to dopuszczalne jednak również przy spotkaniu on-line należy przestrzegać kluczowych zasad savoir vivre.
- punktualność – jej brak ciężko uzasadnić obiektywnymi przesłankami jak problem z dojazdem a pamiętajmy, że wszyscy uczestnicy tak samo rezerwują swój czas;
- godna prezentacja siebie i tła widocznego na kamerze jeśli w spotkaniu jest taka wykorzystywana; jako uczestnik spotkania nie musimy być w stroju biznesowym - wszak wszyscy wiedzą, że pracujemy z domu, zadbajmy jednak by wyglądać schludnie i czysto, nie pokazujmy domowego bałaganu, rozwieszonego prania czy naczyń w kuchni - z pewnością da się tak ustawić kamerkę aby mieć możliwie neutralne tło;
- nawet jeśli w spotkaniu on-line nie jest wykorzystywana kamerka pokazująca uczestników to zadbajmy aby podczas spotkania nie spożywać posiłków, nie oglądać telewzij itp;
- korzystanie z funkcji wyciszenia (mute) w każdym momencie gdy nie zabieramy głosu w dyskusji- pozwoli to zminimalizować różne niepożądane odgłosy jakie mogą pojawić w domowym otoczeniu jak głosy dzieci, szczekanie psa, dzwonki telefonu itp;
- jako prowadzący szkolenie on-line czy inne zdalne spotkanie zadbajmy o zaznaczenie jego oficjalnego rozpoczęcia i przedstawienie
uczestników;
- w dyskusjach on-line konieczne jest moderowanie rozmowy tak by każdy uczestnik mógł swobodnie i aktywnie uczestniczyć w rozmowie a dyskusja była usystematyzowana;
- podsumowanie i oficjalne zakończeniu spotkania wraz z podziękowaniem za udział.
Spotkanie on-line poza domem
O ile uczestnik spotkania nie zawsze jest "na wizji" i domowe otoczenie nie ma większego znaczenia o tyle w przypadku osoby prowadzącej szkolenie zdalne, która dzięki kamerze on-line zawsze jest (a przynajmniej powinna być) widoczna dla uczestników spotkania otoczenie w jakim się znajduje ma znaczenie bardzo duże. Zapewne nie trzeba nikogo przekonywać, że pomieszczenie powinno zapewniać komfort akustyczny - bez szumów i hałasów i bez pogłosu. Dobrze by pomieszczenie - przynajmniej jego część widoczna w kadrze kamery - było estetyczne i korespondowało z zawodowym i firmowym wizerunkiem. Nie zawsze można takie warunki zapewnić w domu, a niekiedy i w firmowym biurze ciężko - i wtedy warto skorzystać z sali wynajętej specjalnie na spotkanie on-line. Jako osoba prowadząca szkolenie czy moderująca spotkanie powinniśmy wyglądać profesjonalnie i w żadnym razie nie możemy zaprezentować się uczestnikom w domowy wyciągniętym swetrze na tle salonu z telewizorem - jak najbardziej na miejscu będzie strój biznesowy. Tło, otoczenie widoczne w kadrze powinno korespondować ze spotkaniem, na przykład webinar prawniczy dobrze wypadnie na tle biblioteki, bądź za solidnym biurkiem, a szkolenie programistyczne w biurze, sali wykładowej czy laboratorium. Wynajęcie sali na cel spotkania on-line zapewni nam przede wszystkim stabilne łącze internetowe, podstawowy sprzęt jak statyw i oświetlenie, ciszę i spokój oraz przynajmniej neutralne tło. Na takim tle wystarczy kilka atrybutów branży aby nawiązać do tematyki spotkania czy własnej profesji.